La facture électronique n’est plus une option : elle arrive.
Et la bonne nouvelle, c’est qu’on peut s’y préparer dès maintenant 🌐
Ce changement va transformer la façon dont les entreprises émettent, reçoivent et conservent leurs factures.
Mais comme toute évolution réglementaire, il ne faut pas la subir : il faut l’anticiper !
Chez Wilson & Co., nous accompagnons déjà nos clients dans cette transition. Et nous avons identifié trois piliers essentiels pour se préparer efficacement :
👉 choisir son canal
👉 définir son workflow de validation
👉 et préparer la reprise historique
1. Comprendre ce qui change avec la facture électronique
Avant d’entrer dans la préparation, faisons un petit point sur ce que recouvre réellement cette réforme.
La facture électronique (ou e-invoicing) vise à généraliser l’émission et la réception des factures sous format numérique structuré, via des plateformes interconnectées.
Elle s’appliquera progressivement à toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Objectifs principaux :
- Simplifier et automatiser la gestion comptable et fiscale
- Lutter contre la fraude à la TVA
- Donner à l’administration une vision en temps réel des flux économiques
- Et favoriser la digitalisation des entreprises
Concrètement :
- Chaque facture devra passer par une plateforme agréée
- Les données seront transmises à l’administration fiscale
- Et les échanges entre entreprises deviendront plus rapides et sécurisés
Mais pour en tirer les bénéfices et éviter les petits imprévus de dernière minute 😅, il faut se préparer dès aujourd’hui.
2. Choisir son canal : PA ou SC ?
C’est la première décision stratégique à prendre.
Deux options s’offrent à vous :
a) La Plateforme Agrée (PA)
C’est une plateforme certifiée par l’État, connectée directement au portail public de facturation (PPF).
Elle offre des fonctionnalités avancées :
- transmission et réception de factures électroniques
- conversion des formats
- suivi des statuts (émise, transmise, payée…)
- et intégration dans votre logiciel de comptabilité
👉 C’est le choix idéal pour les entreprises qui veulent un outil complet, fluide et automatisé.
b) Les Services Compatibles (SC)
Les SC ne sont pas certifiés par l’État, mais il peut servir d’intermédiaire technique entre votre entreprise et une PA.
Ils permettent d’intégrer la facture électronique dans un écosystème existant (logiciel de gestion, ERP, etc.).
👉 C’est une solution adaptée aux PME déjà bien équipées numériquement.
Comment choisir la bonne option ?
Le bon choix dépend de votre taille, de votre organisation, et du niveau d’automatisation que vous recherchez.
Chez Wilson & Co, nous conseillons :
- de commencer par un diagnostic de vos flux de facturation (volumes, outils, formats actuels),
- puis de définir le niveau d’accompagnement souhaité (totalement géré via une PA ou partiellement via les SC).
L’objectif est simple : trouver le canal le plus fluide et le plus sécurisé pour votre activité.
3. Définir son workflow de validation
Une fois le canal choisi, place à l’organisation interne.
Car la facture électronique, ce n’est pas juste un changement de format : c’est aussi une opportunité pour structurer vos process.
🔄 Pourquoi le workflow est crucial ?
Un workflow de validation, c’est le parcours que suit une facture avant d’être validée et payée.
Définir ce circuit permet :
- d’éviter les doublons
- de réduire les erreurs
- et de fluidifier la communication entre les équipes comptables, achats, et direction.
Concrètement, il s’agit de définir :
- Qui valide quoi ?
(ex. le responsable achats valide les bons de commande, le dirigeant valide les factures supérieures à un certain montant…)
- À quel moment ?
(à la réception, avant paiement ou après vérification comptable)
- Par quel moyen ?
(par mail, dans un outil via la plateforme de dématérialisation, …)
Un bon workflow, c’est une facture qui circule vite, sans blocage, et sans perte d’information.
💡 Conseil Wilson & Co.
Même si la facture électronique est une obligation légale, elle peut devenir un vrai levier d’efficacité interne.
C’est le moment idéal pour repenser votre circuit de validation et simplifier les étapes inutiles.
4. Préparer la reprise historique
Troisième pilier (et pas des moindres) : la reprise historique.
Parce que le passage à la facture électronique ne se fera pas dans le vide.
Pourquoi c’est important :
Quand la réforme entrera pleinement en vigueur, vous devrez pouvoir :
- retrouver facilement vos anciennes factures,
- assurer la cohérence entre vos anciens et nouveaux formats,
- et maintenir un suivi complet de vos opérations passées.
Les bonnes pratiques :
- Identifier les périodes concernées (ex. les 3 ou 5 dernières années selon votre activité).
- Centraliser toutes vos factures (papier et PDF) dans un même espace.
- Vérifier la qualité et la cohérence des données (clients, TVA, numérotation).
- Numériser les documents encore papier, dans des formats lisibles et indexés.
Ce travail en amont évite les pertes d’informations et assure une continuité comptable et fiscale parfaite.
5. Pourquoi s’y prendre maintenant ?
Certains pourraient se dire : “Attendons de voir quand ce sera obligatoire…”
Mais ce serait une erreur stratégique 😬
👉 Plus tôt vous préparez cette transition, plus elle sera simple.
Car anticiper permet de :
- choisir son prestataire sereinement, sans précipitation
- former ses équipes progressivement
- tester et ajuster les nouveaux outils
- sécuriser ses données avant la migration
En clair : commencer tôt, c’est éviter le stress de dernière minute.
Et c’est aussi une excellente occasion de moderniser sa gestion financière.
6. Comment Wilson & Co. vous accompagne
Chez Wilson & Co, nous avons fait de la facture électronique un axe majeur d’accompagnement pour nos clients.
Notre rôle ne se limite pas à la comptabilité : nous vous aidons à structurer votre transition numérique.
Concrètement, notre accompagnement inclut :
- un diagnostic personnalisé de votre situation actuelle
- des recommandations sur le choix du canal (PA ou SC)
- un paramétrage sur mesure de vos workflows
- et un plan d’action clair pour préparer la reprise historique
Nous travaillons main dans la main avec vous pour que cette réforme devienne un gain d’efficacité, pas une contrainte.
7. Transformer l’obligation en opportunité
Oui, la facture électronique est obligatoire.
Mais bien anticipée, elle peut surtout devenir un formidable levier de simplification.
💡 Moins de paperasse, plus de traçabilité.
💡 Moins de ressaisies, plus d’automatisation.
💡 Moins de stress, plus de contrôle.
L’enjeu, c’est d’en faire un atout pour votre gestion quotidienne.
Et ça commence aujourd’hui par un simple réflexe : se poser les bonnes questions.