La règlementation RGPD a modifié en profondeur les usages sur la protection des données et notre prestataire de paie a développé l’utilisation de nouvelles technologies au travail en adéquation avec la réglementation de la CNIL.
La gestion des paies est une composante essentielle de toute entreprise, mais elle peut également représenter un défi majeur en termes de sécurité et de confidentialité des données. Dans ce contexte, l’utilisation d’un coffre-fort électronique pour stocker les informations sensibles liées aux paies offre de nombreux avantages significatifs.
1. Sécurité renforcée : Les coffres-forts électroniques offrent un niveau de sécurité élevé grâce à des mesures telles que le cryptage avancé, l’authentification multi-facteurs et les protocoles de sécurité robustes. Cela garantit que les données de paie sensibles sont protégées contre les menaces telles que le piratage informatique et les accès non autorisés.
2. Confidentialité des données : En utilisant un coffre-fort électronique, les entreprises peuvent contrôler l’accès aux informations de paie en ne permettant qu’aux utilisateurs autorisés d’y accéder. Cela garantit que seules les personnes désignées ont la possibilité de consulter, modifier ou télécharger les données confidentielles.
3. Accessibilité accrue : Contrairement aux méthodes traditionnelles de stockage des paies sur papier ou dans des fichiers informatiques locaux, un coffre-fort électronique permet un accès sécurisé aux informations de paie à tout moment et de n’importe où. Cela est particulièrement avantageux pour les entreprises ayant des employés distants ou répartis sur plusieurs sites.
4. Réduction des risques de perte de données : Les systèmes de coffre-fort électronique sont conçus pour sauvegarder automatiquement les données à intervalles réguliers, réduisant ainsi les risques de perte de données en cas de panne de matériel ou de catastrophe naturelle.
5. Conformité réglementaire : Avec les nombreuses réglementations en matière de confidentialité des données telles que le RGPD, il est crucial pour les entreprises de respecter les normes de conformité. En utilisant un coffre-fort électronique qui est souvent conçu pour répondre à ces exigences, les entreprises peuvent être assurées qu’elles sont en conformité avec les règlements en vigueur.
Concrètement comment cela va se passer ?
Nous allons vous ouvrir dès maintenant (Mars 2024) vos accès à notre plateforme « DESK RH » (plateforme sécurisée RGPD et répondant aux normes imposées par la CNIL).
Vous pourrez alors consulter et controler les bulletins de salaire avant qu’ils ne soient déposés dans les coffres-forts de vos salariés (si vous avez mis en place le coffre-fort électronique), à défaut, charge à vous de les imprimer et de les distribuer (remise en main-propre ou envoi postal).
Mettre en place un coffre fort numérique : Quels avantages pour votre entreprise et vos salariés ?
Au-delà de l’aspect purement réglementaire, le coffre-fort électronique est une solution dématérialisée innovante et sécurisée qui, en plus de sa grande simplicité, présente les nombreux avantages suivants :
– dématérialiser sous forme d’originaux électroniques et archiver dans un coffre-fort
– donner une image dynamique de votre entreprise, et développer la marque employeur
– distribuer en toute sécurité les bulletins de paie auprès des salariés
– le salarié est propriétaire du coffre fort salarié et l’accès lui est strictement réservé.
– les bulletins sont archivés 50 ans,
– le salarié conserve son coffre-fort en cas de changement d’employeur,
– le salarié peut y déposer gratuitement tous les documents qu’il souhaite,
– le coffre-fort est compatible avec le portail Compte Personnel d’Activité…
– 10 Go de stockage pour les salariés
– application mobile pour le salarié
Vous voulez mettre en place dès à présent le coffre-fort électronique pour vos salariés ? Contactez-nous dès maintenant !
Nous vous transmettrons un kit d’information rédigé pour vos salariés.
D’ailleurs, voici un schéma récapitulatif de toute la procédure
